Właściciel lub zarządca budynku może mieć aktualną na papierze instrukcję, która w praktyce nie pasuje już do układu pomieszczeń, wyposażenia ani sposobu użytkowania obiektu. Wyjaśniam, jak często trzeba aktualizować instrukcję bezpieczeństwa pożarowego, kiedy zrobić to wcześniej, kto odpowiada za dokument i co sprawdzić, aby nie była tylko formalnością.
Najważniejsza zasada to aktualizacja co najmniej raz na dwa lata
- Termin podstawowy wynosi co najmniej raz na 2 lata.
- Wcześniejsza aktualizacja jest potrzebna po zmianach wpływających na warunki ochrony przeciwpożarowej.
- Dotyczy to między innymi zmiany przeznaczenia pomieszczeń, przebudowy i nowych urządzeń.
- Za zapewnienie aktualnej instrukcji odpowiada przede wszystkim właściciel, zarządca lub użytkownik obiektu.
- Małe obiekty mogą być zwolnione z obowiązku, jeśli spełniają konkretne limity kubatury lub powierzchni i nie występuje w nich strefa zagrożenia wybuchem.
Co ile aktualizuje się instrukcję bezpieczeństwa pożarowego
Podstawowa odpowiedź jest prosta: zgodnie z § 6 ust. 7 rozporządzenia MSWiA instrukcję bezpieczeństwa pożarowego trzeba aktualizować co najmniej raz na dwa lata. To termin minimalny, a nie sugestia, że przez 24 miesiące dokument można zostawić bez żadnej kontroli.
Najbezpieczniej liczyć termin od daty ostatniej udokumentowanej aktualizacji. Jeżeli poprzednią wersję zatwierdzono 15 czerwca 2024 roku, kolejny przegląd i aktualizacja powinny zostać wykonane najpóźniej do 15 czerwca 2026 roku. W praktyce radzę zaplanować pracę kilka tygodni wcześniej, ponieważ zebranie danych, sprawdzenie rzutów i naniesienie zmian może zająć więcej czasu.
Przepisy odnoszą się do obiektów użyteczności publicznej, zamieszkania zbiorowego, produkcyjnych, magazynowych i inwentarskich, a także ich części stanowiących odrębne strefy pożarowe. Instrukcja powinna obejmować między innymi warunki ochrony przeciwpożarowej, wyposażenie w gaśnice i urządzenia, zasady ewakuacji oraz obowiązki użytkowników.
Nie każdy mały obiekt musi mieć taką instrukcję
Instrukcja nie jest wymagana dla niektórych niewielkich obiektów, jeśli nie występuje w nich strefa zagrożenia wybuchem. Zwolnienie może dotyczyć budynku lub odrębnej strefy pożarowej o kubaturze brutto do 1000 m³, budynku inwentarskiego do 1500 m³ albo obiektu innego niż budynek o powierzchni strefy pożarowej do 1000 m².
Sam metraż nie zawsze wystarczy do oceny sytuacji. Znaczenie ma także przeznaczenie obiektu, sposób użytkowania, rodzaj składowanych materiałów i ewentualne zagrożenie wybuchem. Przy showroomie, pracowni dekoratorskiej czy magazynie tekstyliów nie zakładałbym zwolnienia wyłącznie dlatego, że lokal wydaje się niewielki.
Kiedy trzeba zaktualizować dokument wcześniej
Dwuletni termin nie chroni przed koniecznością szybszej aktualizacji. Dokument trzeba sprawdzić po każdej zmianie sposobu użytkowania obiektu lub procesu technologicznego, która wpływa na warunki ochrony przeciwpożarowej.
W praktyce wcześniejszej aktualizacji mogą wymagać między innymi:
- przebudowa ścian, korytarzy, schodów lub wyjść ewakuacyjnych,
- zmiana układu pomieszczeń albo przeznaczenia lokalu,
- zmiana najemcy i rodzaju prowadzonej działalności,
- ustawienie nowych regałów, maszyn, urządzeń lub instalacji,
- zwiększenie ilości materiałów palnych, na przykład tkanin, opakowań, mebli lub dekoracji,
- zmiana liczby osób przebywających w obiekcie,
- modernizacja systemu sygnalizacji pożarowej, oświetlenia awaryjnego albo instalacji elektrycznej,
- zmiana dróg dojazdowych dla straży pożarnej lub miejsca zbiórki do ewakuacji.
Dobrym przykładem jest sklep z wyposażeniem wnętrz, w którym część ekspozycyjna zostaje przekształcona w magazyn. Pojawiają się wtedy dodatkowe regały, kartony i materiały palne, a przejścia mogą stać się węższe. Taka zmiana wpływa na ocenę ryzyka i może wymagać aktualizacji od razu, bez czekania na koniec dwuletniego okresu.
Podobnie działa remont. Nawet jeśli nie zmienia się adres ani powierzchnia lokalu, nowy układ drzwi, ścian działowych lub wyposażenia może sprawić, że stare rzuty i oznaczenia ewakuacyjne przestają być wiarygodne.
Co powinna obejmować rzetelna aktualizacja
Aktualizacja nie powinna polegać na zmianie daty na pierwszej stronie. Trzeba porównać treść instrukcji z rzeczywistym stanem budynku i sprawdzić, czy użytkownik obiektu znajdzie w niej informacje potrzebne podczas pożaru.
Przeczytaj również: Czy instrukcja kasowa jest obowiązkowa? Sprawdź, co musisz wiedzieć
Najważniejsze elementy do sprawdzenia
- Opis obiektu, jego przeznaczenie, powierzchnia, liczba kondygnacji i podział na strefy pożarowe.
- Warunki ewakuacji, w tym drogi, wyjścia, kierunki przemieszczania i miejsce zbiórki.
- Rozmieszczenie gaśnic, hydrantów, ręcznych ostrzegaczy pożarowych i innych urządzeń.
- Procedury alarmowania oraz zasady powiadamiania straży pożarnej.
- Zasady postępowania podczas pożaru, awarii i innych zagrożeń.
- Organizacja prac niebezpiecznych pożarowo, jeśli są prowadzone w obiekcie.
- Obowiązki pracowników i użytkowników oraz sposób zapoznawania ich z instrukcją.
- Aktualne rzuty kondygnacji z oznaczeniem sprzętu i dróg ewakuacyjnych.
Najczęściej pomijanym elementem są właśnie rzuty. Dokument może być opisowo poprawny, ale jeśli na planie gaśnica znajduje się w miejscu, w którym od roku stoi lada lub szafa, podczas ewakuacji staje się źródłem błędnych informacji. W mojej ocenie zgodność planu z rzeczywistością jest ważniejsza niż efektowna forma całego opracowania.
Po aktualizacji trzeba też sprawdzić, czy pracownicy znają zmiany. Sama instrukcja przechowywana w segregatorze nie poprawia bezpieczeństwa, jeśli personel nie wie, gdzie znajduje się sprzęt, którędy wyjść i kto odpowiada za konkretne działania.
Kto odpowiada za aktualność instrukcji
Obowiązek zapewnienia i wdrożenia instrukcji spoczywa na właścicielu, zarządcy lub użytkowniku obiektu, zależnie od sytuacji prawnej i organizacyjnej. Właściciel nie zawsze wykonuje opracowanie samodzielnie, ale zlecenie pracy zewnętrznej firmie nie usuwa odpowiedzialności za to, aby dokument był aktualny i odpowiadał stanowi budynku.
Przed zamówieniem aktualizacji warto przygotować zestaw danych: poprzednią wersję instrukcji, rzuty kondygnacji, informacje o remontach, wykaz urządzeń przeciwpożarowych, liczbę pracowników i opis prowadzonej działalności. Dzięki temu opracowanie będzie oparte na faktach, a nie na kopiowaniu starego szablonu.
Po zakończeniu prac dobrze zachować datę aktualizacji, zakres wprowadzonych zmian i podpis osoby odpowiedzialnej. W większych obiektach przydatny jest prosty rejestr zmian. Pozwala szybko ustalić, kiedy sprawdzono dokument i dlaczego wprowadzono daną korektę.
Instrukcja powinna być dostępna w miejscu, do którego mogą dotrzeć ekipy ratownicze. Warto zadbać również o to, aby osoby odpowiedzialne za obiekt wiedziały, gdzie znajduje się aktualna wersja, zamiast szukać jej dopiero podczas kontroli albo zdarzenia.
Aktualizacja instrukcji a próbna ewakuacja
Te dwa obowiązki często są mylone, chociaż dotyczą różnych działań. Aktualizacja instrukcji polega na sprawdzeniu i dostosowaniu dokumentacji, natomiast próbna ewakuacja służy praktycznemu sprawdzeniu, czy organizacja opuszczania obiektu działa w rzeczywistych warunkach.
W obiektach przeznaczonych dla ponad 50 stałych użytkowników, które nie należą do kategorii ZL IV, praktyczne sprawdzenie organizacji i warunków ewakuacji przeprowadza się co najmniej raz na dwa lata. W szkołach, przedszkolach, internatach i podobnych obiektach, w których cyklicznie zmienia się grupa ponad 50 użytkowników, takie sprawdzenie wykonuje się co najmniej raz w roku, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od rozpoczęcia korzystania z obiektu przez nowych użytkowników.
Przed planowaną ewakuacją trzeba powiadomić właściwego komendanta powiatowego lub miejskiego Państwowej Straży Pożarnej nie później niż tydzień przed terminem. Samo przeprowadzenie ćwiczenia nie zastępuje aktualizacji instrukcji, ale może ujawnić, że opisane drogi, procedury albo miejsce zbiórki wymagają zmiany.
Jak zaplanować termin, żeby nie przegapić obowiązku
Najprościej wpisać datę kolejnej aktualizacji do kalendarza już w dniu zatwierdzenia dokumentu. Ja przyjmowałbym przypomnienie na 3 miesiące przed upływem dwóch lat, a dodatkową kontrolę po każdym większym remoncie, zmianie najemcy lub reorganizacji przestrzeni.
- Sprawdź datę ostatniej aktualizacji i osobę odpowiedzialną za dokument.
- Porównaj rzuty oraz opis z obecnym układem budynku.
- Zweryfikuj gaśnice, hydranty, alarmowanie i drogi ewakuacyjne.
- Odnotuj wszystkie zmiany w sposobie użytkowania pomieszczeń.
- Zaktualizuj instrukcję wcześniej, jeśli zmiana wpływa na bezpieczeństwo pożarowe.
- Zapoznaj pracowników z nową wersją i zachowaj potwierdzenia.
Najczęstszy błąd polega na traktowaniu daty jako jedynego kryterium. Dokument może być młodszy niż dwa lata, a mimo to nieaktualny, jeśli w międzyczasie zmieniono układ wnętrza, sposób składowania albo rodzaj działalności. Z drugiej strony sama kosmetyczna zmiana wyposażenia nie zawsze wymaga pełnego opracowania, ale powinna zostać oceniona pod kątem wpływu na ewakuację i ochronę przeciwpożarową.
Dwa lata to termin graniczny, nie gwarancja bezpieczeństwa
Odpowiedź na pytanie, jak często aktualizować instrukcję bezpieczeństwa pożarowego, brzmi więc: minimum raz na dwa lata oraz zawsze po istotnych zmianach w obiekcie. Jeśli dokument opisuje rzeczywisty układ pomieszczeń, wyposażenie i procedury, pomaga ludziom działać spokojnie i szybko. Jeśli jest tylko starą wersją przechowywaną w segregatorze, może dawać złudne poczucie, że obowiązek został spełniony.
W przypadku wątpliwości najlepiej zacząć od porównania instrukcji z aktualnym stanem budynku. Taka krótka kontrola często od razu pokazuje, czy potrzebna jest pełna aktualizacja, czy tylko uporządkowanie dokumentacji i wdrożenie zmian wśród użytkowników.
